À chaque fin de mois, l’employeur est dans l’obligation de remettre à ses collaborateurs un bulletin de salaire. Celui-ci est régi par le Code du travail sous les articles R3243-1 à 3243-9.
Au 1ᵉʳ janvier 2018, le bulletin simplifié devient obligatoire pour toutes les entreprises. Il vient d’être récemment modifié pour en améliorer sa lisibilité.
Quelles sont les règles régissant le bulletin de paie qu’il soit simplifié ou non ?
Le bulletin de salaire comporte des mentions obligatoires qu’il soit simplifié ou non. Il y a également des mentions interdites qui ne doivent, en aucun cas, y figurer.
De plus, le bulletin simplifié a, lui aussi, ses propres règles. Voyons-les, ensemble !
Sommaire de cet article :
1 : Les mentions obligatoires
- Les identifications.
- Le corps du bulletin.
- Le registre du personnel.
- Le pied de bulletin.
2 : Les mentions interdites
3 : Le bulletin simplifié
- Les bases.
- Les nouveautés 2022.
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Identification de l’employeur
Elle doit comprendre :
- le nom et l’adresse de l’employeur ;
- la désignation de l’établissement dont dépend le salarié, pouvant être différent de l’employeur ;
- le code NAF ainsi que le numéro SIRET de l’entreprise ;
- la convention collective doit être clairement affichée.
Identification du salarié
Elle doit comprendre :
- le nom, prénom et adresse postale du salarié ;
- le niveau, coefficient et poste du salarié ;
- l’horaire mensuel ;
- la période concernée par ce bulletin de paie .
La date d’entrée et/ou d’ancienneté n’est pas obligatoire. Cependant, il est fortement conseillé de l’afficher sur le bulletin de paie puisqu’elle est le point de départ de certaines primes ou autres avantages pour le salarié.
Le numéro de Sécurité sociale n'est pas obligatoire, mais n'est pas non plus interdit.
Il doit comprendre :
- le nombre d’heures payées ;
- les absences éventuelles avec les dates concernées ;
- la rémunération de base et brut ;
- la nature et les montants des accessoires de salaires soumis à cotisations salariales ;
- les assiettes, taux et montants des cotisations sociales (salariales et patronales) légales et conventionnelles ;
- le taux PAS et le montant prélevé ;
- le salaire net ;
- les acomptes éventuels ;
- la date de paiement.
Le moyen de paiement n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé par souci d’information.
Notez Bien : La rémunération de base est le salaire prévu dans le contrat de travail pour un nombre d’heures précises. Elle ne comporte aucune absence ou autre accessoire de salaire.
Contrairement à la rémunération brute qui englobe celle de base ainsi que tous les éléments venant se rajouter ou se soustraire à la rémunération de base.
Exemple : un salarié au SMIC au 1er mai 2022 à un salaire de base de 1 645,58€ brut soit 10,85 € par heure. S’il est absent une journée de 7 heures, il perd 10,85€ x 7 heures = 75,95 € brut sur son salaire de base.
Ainsi, son salaire brut sera de 1 569,63 € alors que son salaire de base est de 1 645,58 €
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Deux mentions doivent figurer en pied de bulletin de manière claire et visible :
- la durée illimitée de conservation du bulletin de salaire ;
- la possibilité pour le salarié de consulter la rubrique bulletin sur le site service-public.fr.
Le support utilisé pour la réalisation du bulletin de salaire n’est pas encadré par la loi. Il est simplement conseillé de prévoir une encre indélébile pour éviter une usure due au temps de conservation.
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Si certaines mentions sont obligatoires sur le bulletin de salaire, d’autres facultatives, certaines sont totalement interdites.
Les heures de grève ne doivent en aucun cas être mentionnées sur le bulletin de salaire même avec la mention "absences non rémunérées". En effet, elles sont un droit et sont intégrées au salaire de base de manière totalement transparente sur le document.
Il en est de même pour toutes heures en lien avec l’activité de représentant du personnel. Ces deux informations doivent être transcrites sur un document annexe au bulletin de salaire que l’employeur doit établir et fournir.
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Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, le bulletin de paie simplifié est obligatoire pour toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles.
Il faut savoir que la simplification du bulletin de paie englobe uniquement les cotisations sociales.
L’en-tête du bulletin reste inchangé. Elles sont regroupées par catégorie de la manière suivante :
- santé ;
- accident de travail ;
– maladie professionnelle ;
- retraite ;
- chômage ;
- cotisations conventionnelles ;
- autres cotisations patronales ;
- CSG/CRDS;
- allégements cotisations patronales ;
- allégements cotisations salariales ;
- impôts sur le revenu et prélèvements.
Sur le bulletin simplifié, les taux des cotisations patronales n’ont pas à apparaître, mais certains logiciels les ont conservés pour faciliter leur lisibilité.
À la suite de l’arrêté du 23 décembre 2021, au 1ᵉʳ janvier 2022, des modifications ont été apportées.
Les notions « Net à payer avant impôt sur le revenu » et « Net à payer au salarié » ainsi que les montants attribués sont écrits de manière plus lisible par rapport aux autres lignes. De plus, le pied du bulletin de paie se retrouve modifié avec l’apparition des heures supplémentaires et complémentaires exonérées qui apparaissent, à présent, après le « Net à payer avant impôt ».
Il en est de même pour le « Net imposable ». Le « Net à payer au salarié » venant juste après toutes ces informations. Le but étant de faciliter la recherche d’informations lors de la période de déclaration aux impôts des ménages.
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Le bulletin de paie est donc un document obligatoire, mais surtout officiel. On ne fait donc pas ce que l'on veut sur ce dernier. Ainsi, le bulletin de paie est légiféré par le Code du travail et doit mentionner des informations obligatoires sachant que certaines sont totalement interdites.
Ces règles régissent à la fois le bulletin de salaire dit “normal”, mais également le bulletin de salaire dit “simplifié”. Si ce n'est pas une nouveauté pour beaucoup d'entreprises, la législation tend à obliger toutes les entreprises ayant un salarié (qui doivent donc fournir un bulletin de salaire), à dématérialiser ce dernier.
Un nouveau challenge pour bien des sociétés et que les gestionnaires de paie vont devoir relever.
