Toute absence doit être justifiée, dans le cas contraire, elle sera automatiquement qualifiée d'absence injustifiée.
Cependant, aucune absence ne se justifie ni ne se gère de la même façon, que ce soit pour le salarié ou pour l'employeur.
L'absence du salarié se catégorise dans deux grandes familles :
- celle où la Sécurité sociale intervient (maladie, accident de travail, maternité ou encore paternité). Concernant les absences dans lesquelles la Sécurité sociale intervient, l'employeur joue principalement un rôle administratif, comme c’est le cas pour les arrêts maladie, d'accident du travail ou encore pour les congés maternité ou paternité ;
- celle où l’absence est intégralement gérée par l'employeur (Congés payés, événements familiaux, etc.). L’employeur gère en totalité : la gestion administrative, mais également le paiement lui incombe.
Alors, comment fonctionnent exactement ces différentes absences justifiées et de quelle manière sont-elles gérées ?
Sommaire de cet article :
La Maladie de droit commun
- Le principe ;
- Le délai de carence ;
- L'indemnisation par la Sécurité sociale ;
- L’indemnisation par l’employeur ;
- La prévoyance ;
- La reprise du travail.
L’accident de travail et La Maladie Professionnelle
- Le principe ;
- Le délai de carence et indemnisation ;
- La maladie professionnelle.
La maternité
- La durée du congé maternité ;
- L’indemnisation de la maternité.
La paternité
- Conditions et démarches du congé paternité ;
- La durée du congé paternité ;
- L’indemnisation du congé paternité.
Les congés payés
- Le principe ;
- Les congés supplémentaires ;
- Événement survenant durant les congés payés ;
- L’indemnisation des congés payés.
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Un salarié peut être déclaré malade uniquement par un médecin qui lui délivrera un arrêt maladie (en général CERFA 10170) à remettre à son employeur dans un délai raisonnable.
Le délai de 48 heures n’est pas précisé dans la loi, ce sont généralement les conventions collectives qui précisent ce délai ou le contrat de travail.
Si l’état de santé du salarié ne s’est pas amélioré à la fin de l’arrêt prodigué, celui-ci doit retourner auprès de son médecin afin d’obtenir une prolongation.
Sans ces documents justificatifs fournis par le médecin, le salarié ne peut prétendre à être en arrêt maladie et être pris en charge par la Sécurité sociale.
Le temps attribué à un arrêt maladie non professionnelle (ou de droit commun) n’est pas comptabilisé comme du temps de travail effectif, sauf dispositions conventionnelles contraires.
En conséquence, les jours d’arrêt ne sont pas comptabilisés pour le calcul des congés payés, mais ils sont pris en compte pour le calcul de l’ancienneté, tant que le contrat n’est pas achevé.
Chaque nouvel arrêt maladie entraîne un délai de carence de trois jours auprès de la Sécurité sociale (Art.L.323-1 Code de la Sécurité sociale).
Le calcul des indemnités journalières se faisant de manière calendaire, le délai de carence inclut le dimanche et les jours fériés. Le délai de carence débute le lendemain du jour où le salarié a cessé son activité salariale à cause de la maladie.
Celui-ci se renouvelle autant de fois qu’il y a des arrêts à condition qu’il y ait un temps de reprise de plus de 48 heures entre le premier et le second arrêt de travail pour maladie.
En outre, le salarié ne doit pas être reconnu comme atteint d’une maladie provoquant des arrêts successifs liés à une « Affection de longue durée. » Dans le cas contraire, le délai de carence sera appliqué uniquement au premier arrêt.
Le délai de carence est une période pendant laquelle l'assurance maladie ne verse pas d'indemnité au salarié. En conséquence, si la convention collective de l'entreprise ne prévoit pas de maintien de salaire en cas d’arrêt maladie, alors le salarié ne percevra aucune indemnité.
En revanche, si la convention collective prévoit un tel maintien, cette charge reviendra entièrement à l'entreprise.
🐞 Clique sur le lien pour en savoir plus sur les formalités liées à l'embauche.
En tant qu'employeur, il faut remplir une attestation de salaire par le biais de Net-entreprises ou de votre logiciel de paie en envoyant une Déclaration Sociale Nominative, DSN, événementielle.
Ce document à fournir à la Sécurité sociale permet à cette dernière de calculer l'indemnité journalière du malade en fonction des 3 derniers mois de salaire précédant l’arrêt.
Cette attestation de salaire est à faire à chaque nouvel arrêt et même à chaque nouveau motif pour le même salarié.
Exemple : Un salarié est en arrêt maladie, avec son médecin traitant, il décide de monter un dossier pour maladie professionnelle. Dans ce cas, une première attestation de salaire pour arrêt maladie doit être réalisée et lorsque l'arrêt pour maladie professionnelle est avéré, une seconde attestation sera à réaliser.
Dans le cas d'un arrêt de plus de 6 mois, une procédure spéciale est engagée auprès de la Sécurité sociale qui demande une contre-visite médicale auprès du médecin-conseil de la CPAM.
Pour déterminer l’indemnisation journalière du salarié malade, la Sécurité sociale prend en compte les 3 derniers mois de salaire précédents l’arrêt, dans la limite de 1,8 fois le SMIC (2 962,04 € en 2022), divisé par 91,25 jours (représentant le nombre moyen de jours calendaires sur les 3 derniers mois, soit 365 jours année /4 mois = 91,25 jours).
Une fois ce calcul réalisé, la Sécurité sociale attribuera alors 50 % de cette somme en indemnité journalière. Cette indemnité ne peut aller au-delà de 48,69 € brut par jour en 2022.
Exemple : Si un salarié en arrêt maladie a une IJSS de 80,00 € brute alors la Sécurité sociale en rembourse 50 % soit 40,00 € brut par jour.
Si le montant est de 100,00 € / 50 % = 50,00 € d’IJSS, l’assurance maladie ne versera que 48,69 €* par jour.*49,68 € pour les interruptions de travail intervenant à compter du 1ᵉʳ septembre 2022.
Comme tous les revenus de remplacement, l'indemnité journalière n’est pas soumise à cotisation. En revanche, elle est assujettie à la CSG et à la CRDS et elle est imposable.
Seule l'affection de longue durée est une exception qui n'est pas sujette à l'impôt. Les IJSS peuvent être gérées de plusieurs façons :
- soit, la Sécurité sociale verse directement les indemnités journalières aux salariés ;
- soit, il y a subrogation, c'est-à-dire que la Sécurité sociale verse les indemnités à l'employeur qui reverse les indemnités au salarié.
a) Le Maintien de droit commun
Pendant son arrêt, le salarié perçoit 90 % de la rémunération brute qu’il aurait perçue s’il avait continué à travailler, pendant 30 jours et 2/3 les 30 jours suivants. L’employeur ne doit toutefois maintenir ce salaire qu’après un délai de carence de 7 jours (sauf dispositions conventionnelles plus favorables). Il vient compléter les IJSS de la Sécurité sociale qui ne couvrent qu’une partie du salaire.
b) La subrogation
Les indemnités journalières de Sécurité sociale peuvent être gérées :
- soit par la Sécurité sociale qui les verse directement au salarié tous les 14 jours ;
- soit par l’employeur aux échéances normales de paie.
Quand c'est l'employeur qui gère, il y a ce qu’on appelle “subrogation”, c'est-à-dire que l’employeur se substitue à la Sécurité sociale et fait l’avance des IJSS sur le bulletin de salaire.
Par ce mécanisme, l'employeur verse les indemnités journalières directement au salarié, qui aurait dû les percevoir par l’organisme de Sécurité sociale s’il n’y avait pas eu de subrogation.
Lorsque l’employeur pratique la subrogation de salaire, les IJSS doivent figurer sur le bulletin de salaire.
- Soit de manière directe, l'employeur avance les IJSS d’un montant estimé et est remboursé par l’organisme de Sécurité sociale.
- Soit de manière différée, après paiement des IJSS. L'employeur reçoit les IJSS de la Sécurité sociale et les reverse au salarié. De cette façon, les Indemnités sont versées au réel.
Exemple : un salarié est en arrêt maladie durant tout le mois de février soit 28 jours. Son salaire est de 1 800,00 €. Son indemnité journalière est de 35,50 € par jour, soit 994,00 € pour le mois complet.
Deux possibilités :
- Soit, l’employeur verse le montant estimé des IJSS puis se fait rembourser par la sécurité sociale. Lors de la préparation de la paie, le gestionnaire fait figurer les IJSS dans le bulletin de salaire. (Le salarié aura donc perçu un salaire de 994,00 € sur son bulletin de février même si la sécurité sociale n’a pas encore versé les IJSS à l’employeur)
- Soit, l’employeur attend le versement des IJSS et réalise la retenue pour arrêt de travail et l'indemnisation sur le même bulletin de salaire sachant que la Sécurité sociale effectue des versements tous les 14 jours. (Ainsi dans l'exemple, les 14 premiers jours d'arrêt seront bien payés sur le bulletin de février, mais il risque d'avoir un décalage pour les 14 derniers jours).
La subrogation est un choix de l'employeur et n'est en aucun cas subordonnée à l'accord du salarié.
En revanche, la subrogation peut être mise en place uniquement si l’employeur maintient le salaire en totalité ou partiellement pendant la durée de l’arrêt de travail et si le montant versé est au moins égal au montant des indemnités journalières perçues par le salarié.
Exemple : un salarié d’une entreprise qui perçoit un salaire mensuel brut de 1 800,00 € est en arrêt de travail. L’Assurance Maladie lui verse des indemnités journalières de 29,58 €.
La subrogation peut être mise en place si :
- l’employeur maintient le salaire en totalité ou en partie pour le salarié en arrêt de travail ;
- le montant de ce salaire maintenu est au moins égal à 29,58 € par jour d’arrêt de travail.
Dans certaines conventions collectives ou accords de branche, la subrogation est obligatoire. Par exemple pour les ETAM du Bâtiment, cela reste néanmoins assez rare. De ce fait, il est fortement conseillé de se renseigner afin d’être en accord avec la législation qui touche l’entreprise.
La prévoyance prévue par la convention collective ou choisie par l’employeur peut verser des indemnités.
Attention : il faut bien penser à lire le contrat de prévoyance pour en appliquer les subtilités.
🐞 Clique sur le lien pour en savoir plus sur les contrats de travail.
Depuis le 1er avril 2022, pour les arrêts de plus de 30 jours, mais de moins de 60 jours, un rendez-vous de liaison peut être mis en place entre l'employeur, le salarié et la médecine du travail afin d'organiser le retour du collaborateur.
Cet entretien a pour objectif de prévoir ou non le retour du salarié dans les meilleures conditions et de l'informer sur la visite de pré-reprise ainsi que les aménagements éventuels du poste de travail.
Dans le cas où la reprise se fait dans les mêmes conditions qu’avant l'arrêt maladie : la visite médicale de reprise n'est pas nécessaire.
Dans le cas contraire, le moindre changement des conditions du travail dû à la santé du collaborateur nécessite l'intervention de la médecine du travail.
Pour un arrêt maladie de plus de 60 jours, l’employeur doit demander une visite de reprise. Elle doit être réalisée le jour de la reprise du travail et au plus tard dans un délai de 8 jours à compter de cette reprise (c. trav. art. R. 4624-31).
La reprise anticipée du travail peut être également une possibilité dans le cas où la santé du salarié lui permet de revenir plus tôt que prévu à son poste de travail. Pour cela, le collaborateur doit aller voir son médecin traitant qui lui remettra une attestation de reprise.
Comme pour un arrêt de travail, le salarié devra communiquer le document à la Sécurité sociale, mais également à son employeur dans les plus brefs délais.
À la réception de cette dernière, l'employeur informe la Sécurité sociale par une attestation de salaire de reprise dans le but de mettre fin au versement des indemnités journalières.
L'accident de travail, subi par le salarié, survient obligatoirement du fait ou à l'occasion du travail. Le fait à l'origine de l'accident doit être soudain, c'est ce qui le différencie de la maladie. Cet événement occasionne des dommages corporels ou psychologiques durant l’activité professionnelle du salarié.
Ainsi, la reconnaissance d'un accident de travail dépend de 2 conditions :
- Il faut que le salarié soit victime d'un fait soudain et imprévu dans le cadre de son travail ;
- Il faut que l'accident ait occasionné des dommages physiques et/ou psychologiques.
Lorsqu'un accident de travail survient, l'employeur, qui a été informé dans les 24 h suivant l'accident, doit le déclarer auprès de la Sécurité sociale par le biais du Cerfa disponible sur Net-entreprises ou via le logiciel de paie. Lors de cette déclaration, un document permettant aux salariés de ne pas avancer les frais médicaux est généré. Il doit être remis au salarié qui le présentera à tout le corps médical qu'il consultera.
Ce document est accompagné par une feuille d'accident attestant de ce dernier.
Dans le cadre d'un accident de travail, il n'y a aucun délai de carence. La journée durant laquelle a eu lieu l'accident est totalement à la charge de l'employeur même en cas d'accident de trajet.
Comme pour un arrêt maladie, une attestation de salaire doit être réalisée en cas d'arrêt pour accident de travail. Cependant, le salaire de référence n'est pas basé sur les 3 derniers mois comme c'est le cas pour l'arrêt maladie, mais uniquement sur le mois précédant l'accident de travail. Un accident de travail n’occasionne pas toujours un arrêt.
Exemple : Un salarié se tord la cheville sur un chantier au mois de mars. C'est donc un accident de travail. Le salaire de référence de ses indemnités journalières sera donc son salaire de février.
L'indemnité journalière d'un accident de travail, contrairement à celle d'un arrêt maladie non professionnelle, était égale à 60 % du salaire journalier de référence pendant les 28 premiers jours d'arrêt de travail.
À compter du 29 e, l’indemnité est portée à 80 % du salaire de référence.
Voici les éléments à prendre pour établir le salaire de référence :
- le salaire brut du mois précédant l'accident travail ;
- les primes de ce même mois ;
- les avantages en nature, les pourboires ;
- les éventuelles primes de productivité ;
- les primes de déplacement ;
- le 12ᵉ des primes versées annuellement.
Sachant que la moyenne des jours par mois et de 365 jours année / 12 mois = 30,42 jours, la formule pour déterminer l’indemnité journalière d'un accident de travail (IJAT) est la suivante :
Salaire brut de référence x 60 % (ou 80 %) / 30,42 jours = IJAT
Au 1ᵉʳ janvier 2022, le salaire journalier de référence ne peut dépasser 343,07 € brut.
Si le calcul de l’indemnité journalière est supérieur, alors l’indemnité journalière de l'accident de travail de référence sera plafonnée à 343,07 €. L’IJAT maximale perçue par le salarié se calcul en net, la Sécurité sociale a établi un taux forfaitaire de cotisations de 21 %.
Le montant des indemnités journalières ne peut être supérieur au journalier net.
Exemple : Un salarié percevant 1 800,00 € brut par mois aura une indemnité journalière brute de 1 800,00 €/30,42 = 59,17 €.
L’IJAT Nette sera de 59,17 € -21 % = 46,75 € net maximum. Le salarié percevra donc une indemnité journalière de 59,17 € x 60 %= 35,50 € pour les 28 premiers jours.
À partir du 29ᵉ jour, l’indemnité journalière sera de 59,17 € x 80 % = 47,34 €. Ce montant étant supérieur à l’IJAT de 46,75 €, l’indemnité journalière prise en compte sera plafonnée à ce montant.
En effet, c'est le maximum autorisé comme vu ci-dessus. Les indemnités journalières pour accident de travail ne sont pas soumises à cotisations, cependant elles sont imposables à 50 %.
Dans le cas où un accident de travail devient une maladie professionnelle, la caisse d'assurance maladie doit reconnaître cette dernière.
Durant cette période, les indemnités journalières versées sont similaires à celle de l'arrêt maladie. Il est donc nécessaire de réaliser une attestation de salaire pour arrêt maladie puis, une fois que la maladie professionnelle est avérée, une attestation de salaire pour maladie professionnelle doit être établie.
Seule la Sécurité sociale a le pouvoir de déclarer une maladie professionnelle au vu des données que le salarié a pu fournir.
En aucun cas, l'employeur ou le salarié ou même un médecin traitant ne peuvent décider qu'un accident a occasionné une maladie professionnelle ou non.
🐞 Clique sur le lien pour en savoir plus sur le bulletin de paie.
Le congé maternité est la période durant laquelle le contrat de la salariée est suspendu par suite d’une grossesse.
Ce congé dure en totalité 16 semaines et est divisé en deux :
- Le congé prénatal de 6 semaines;
- Le congé postnatal de 10 semaines.
Ce congé est de 26 semaines dans le cas où c’est le troisième enfant :
- Le congé prénatal : 8 semaines;
- Le congé postnatal : 18 semaines.
Il est également différent en cas de grossesse multiple :
Pour des jumeaux :
- Le congé prénatal : 12 semaines;
- Le congé postnatal : 22 semaines.
Soit un total de 34 semaines.
Pour des triplés ou plus :
- Le congé prénatal : 24 semaines;
- Le congé postnatal : 22 semaines.
Soit un total de 46 semaines.
💡 Dans les faits, la salariée reçoit, de l’assurance sociale, un calendrier de grossesse avec les dates des congés, que la salariée transmet à l’employeur.
L’indemnisation est versée à toute femme ayant un enfant ou en adoptant, même si ce dernier est mort-né.
Pour avoir droit à cette indemnité, selon l’article R.313-3 du code de la Sécurité sociale, il faut remplir au moins une des conditions suivantes :
- être affilié depuis au moins 10 mois à un organisme de Sécurité sociale ;
- avoir travaillé au moins 150 heures au cours des trois derniers mois précédant l’arrêt de travail ;
- avoir travaillé au moins 600 heures au cours des 12 derniers mois de l’année civils ;
- avoir cotisé au cours des 6 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail sur une base de rémunération au moins égale à 1 015 SMIC horaires ;
- avoir cotisé au cours des 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail sur une base de rémunération au moins égale à 2 030 SMIC horaires.
La loi impose de prendre au minimum 8 semaines de congés maternité pour être indemnisé. Cette dernière n’est pas cumulable avec des IJ pour arrêt maladie.
Il n’y a aucun délai de carence dans le cadre du congé maternité, l’indemnité est versée dès le premier jour, mais uniquement en respectant la durée de 8 semaines.
Si l’accouchement est retardé, la durée de l’indemnisation sera reculée d’autant de jours.
Exemple : L’accouchement d’une salariée est prévu le 8 mai, mais finalement, le bébé arrive le 11 mai. Il a donc 3 jours de retard. L’indemnisation durera donc 3 jours de plus.
Le congé paternité est un congé réservé aux hommes devenant pères, mais également à ceux dont la conjointe met au monde un enfant sans être le sien.
Le congé est accordé sans condition d'ancienneté et quel que soit le type du contrat de travail. Le salarié doit informer son employeur un mois avant la date de début du congé.
En respectant ce délai, l'employeur ne peut pas le refuser. La loi autorise l'écrit comme l'oral comme moyen de communication. Cependant, en cas de litige, il est préférable d'envoyer une lettre recommandée avec accusé réception ou une lettre remise en main propre contre décharge pour cette demande. Les dates de début et de fin souhaitées doivent être précisées dans le courrier.
Pour bénéficier de ce congé paternité, il faut envoyer soit l'acte de naissance de l'enfant, soit le livret de famille. Dans le cas où l'enfant n'a pas de filiation avec le salarié, ce dernier doit prouver son lien avec la mère.
Pour cela, il doit fournir un acte de mariage, une déclaration de PACS, un certificat de vie commune datant de moins d'un an ou alors une attestation sur l'honneur de vie maritale cosignée par la mère de l'enfant.
🐞 Clique sur le lien pour en savoir plus sur le salaire de base et le temps de travail.
Depuis le 1er juillet 2021, la durée du congé paternité est de 25 jours calendaires et est répartie de la manière suivante :
- une première période obligatoire de 4 jours à prendre directement après la naissance;
- une seconde période de 21 jours calendaires.
Ce congé vient après les 3 jours donnés pour la naissance d'un enfant qui est catégorisé en paie dans les congés pour événements familiaux.
Contrairement au congé paternité qui est décompté en jours calendaires, celui-ci est décompté en jours ouvrables. Les 21 jours (ou 28 en cas de naissances multiples) restant du congé paternité peuvent être fractionnés en 2 parties, chacune devant comporter au minimum 5 jours.
Le père n’est plus obligé de prendre le congé en une seule fois qui doit cependant être pris dans les 6 mois de la naissance.
En cas d’hospitalisation immédiate de l'enfant après la naissance, un congé spécifique peut être demandé. Dans le cas d’une naissance multiple, le congé paternité passe à 32 jours, la première période ne changeant pas, mais la seconde passant à 28 jours.
Durant le congé, le contrat du salarié est suspendu, il peut donc démissionner, mais en aucun cas, il ne peut être licencié. En outre, à son retour, il doit retrouver le même poste qu’à son départ.
Pour bénéficier de l'indemnisation du congé paternité, le salarié doit remplir certaines conditions :
- Prendre le congé dans les 6 mois suivant la naissance ;
- Avoir un numéro de Sécurité sociale depuis au moins 10 mois avant la naissance ;
- Avoir travaillé au minimum 150 h dans les 3 derniers mois précédant le début du congé ou avoir cotisé sur un salaire au moins égal à 1 015 fois le montant du Smic horaire au cours des 6 mois civils précédant le début du congé ;
- Cesser toute activité salariale durant le congé même en cas d'employeurs multiples.
Concernant le calcul de l'indemnité journalière perçue lors de ce congé, la Sécurité sociale évalue cette somme selon les étapes de calcul suivantes :
- Calculer le salaire journalier de référence en divisant la somme des 3 derniers mois de salaire perçu avant le congé par 91,25 ;
- S'assurer que le salaire pris en compte ne dépasse pas le plafond de la Sécurité sociale qui est de 3428,00 € en 2022 ;
- Appliquer le taux forfaitaire de cotisations de la CPAM de 21 % ;
- En 2022, l’indemnité journalière ne peut être inférieure à 9,77 € et supérieure à 89,03 €.
Attention, l’employeur ne fait pas de maintien, sauf dispositions conventionnelles plus favorables. Le salarié est indemnisé par l’assurance maladie tous les 14 jours.
Chaque salarié cumule 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois, quel que soit son contrat de travail et son horaire.
L'article R.3141-4 prévoit une période d'acquisition des droits aux congés payés du premier juin de l’année N. au 31 mai de l'année N+1. Cependant, certaines conventions collectives modifient cette période, par exemple, le point de départ de la période est fixée au 1ᵉʳ avril pour les professions affiliées à une caisse de congés payés (par exemple : Bâtiment, transport).
Les congés peuvent être pris dès l’embauche. Cette disposition s’applique toutefois sous réserve des règles de détermination de la période de prise des congés et de l’ordre des départs et des règles de fractionnement du congé.
Les congés sont pris dans une période qui comprend dans tous les cas la période du 1ᵉʳ mai au 31 octobre de chaque année.
Exemple : Un salarié intègre l'entreprise en juillet 2022, il pourra prendre ses premiers congés à partir du 1ᵉʳ août 2022 sous réserve de l’accord de son employeur.
Certaines périodes non travaillées sont néanmoins considérées comme du travail effectif :
- les périodes de congés payés ;
- les périodes de congé de maternité ou de paternité ;
- Les jours de repos, type RTT ou événements familiaux ;
- Les périodes où le contrat de travail a été suspendu pour cause d'accident de travail ou de maladie professionnelle ;
- Les périodes où le salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national ;
- Les congés formation, légaux ou liés à la représentation du personnel ;
- D'autres absences comme le temps accordé pour des examens médicaux, le chômage partiel ou des congés à but politique (pour les maires, candidats au parlement, etc.).
Toutes autres périodes de suspension du contrat ne sont pas comptabilisées comme du travail effectif (maladie, grève, absences pour convenance personnelle, etc.) sauf dispositions conventionnelles contraires.
💡 Dans le cas où le nombre de jours de congés payés cumulés n’est pas un nombre entier, celui-ci sera arrondi à l’entier en fin de période de référence.
Exemple : Une salariée a cumulé 20,62 jours de congés payés alors qu’ils seront arrondis à 21 jours de congés sur le bulletin de juin N. La période de prise de congés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant le début de celle-ci.
L'ordre de départ est fixé soit par accord d'entreprise ou d'établissement soit par la convention collective ou l'accord de branche.
Le code du travail oblige le salarié à prendre 12 jours consécutifs du 1ᵉʳ mai au 31 octobre. S’il n’est pas en mesure de les prendre, il a droit à des jours de congés supplémentaires appelés jours de fractionnement. Il est aussi fréquent que la convention collective de l'entreprise accorde des congés payés supplémentaires liés à l'ancienneté, à la charge d'enfants dans le foyer, etc.
Des congés supplémentaires dits de fractionnement peuvent être acquis par le salarié selon le nombre de congés payés qui lui restent après le 31 octobre :
- 1 jour de congé supplémentaire est acquis si le salarié a encore entre 3 et 5 jours de congés payés après le 31 octobre;
- 2 jours de congés supplémentaires sont acquis si le salarié a plus de 6 jours de congés payés à prendre après le 31 octobre.
Le fractionnement n'a pas un caractère impératif.
Des dérogations peuvent être accordées, soit après accord individuel du salarié ou par convention collective. En aucun cas, une décision unilatérale de l'employeur ne saurait être recevable.
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Si le salarié est malade juste avant son départ en congés payés, alors ce dernier est repoussé pour en bénéficier ultérieurement.
Lorsqu’un salarié est malade pendant son congé, l’employeur doit reporter ses congés si la convention collective le prévoit. Le juge européen affirme que l'employeur à l'obligation de reporter les congés dans de tels cas. Cependant, cela n'a pas été validé par le juge français. Néanmoins, par mesure de prudence, il est préférable que l'employeur reporte les congés payés du salarié en arrêt maladie.
Dans le cas d'un événement familial survenant durant la période de congés payés par le salarié, aucun droit supplémentaire à la rémunération n'est dû au salarié.
Pour rappel : chaque salarié a droit à un congé pour événements familiaux sur justificatif et à l'occasion de certains événements uniquement (mariage, pacs, naissance, décès, etc.).
Notez bien : dans le cas où le salarié doit réaliser une cure thermale médicalement justifiée, l'employeur peut exiger que le salarié effectue cette dernière durant son congé annuel.
Dans ce cas, le salarié peut cumuler son indemnité de congés payés et les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale.
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Il y a deux méthodes pour indemniser les congés payés :
- La méthode traditionnelle qui indemnise les congés réellement pris ;
- L'indemnité compensatrice qui rémunère des congés cumulés, mais non pris.
L’article L3441-24 du Code du travail prévoit le principe du calcul de l’indemnité des congés payés selon deux modes de calcul :
- Règle du dixième;
- Le maintien de salaire.
1ʳᵉ méthode :
Le premier mode de calcul consiste à déterminer l'indemnité de congés payés en fonction de la rémunération totale brute perçue sur la période de référence.
Cette indemnité sera donc égale à 1/10 du salaire total perçu au cours de l'année de référence.
La rémunération totale prend en compte :
- le salaire de base, les heures supplémentaires ou complémentaires, travail de nuit et éventuellement travail du dimanche ou jours fériés ;
- l'indemnité des congés payés de l'année précédente ;
- les commissions et primes liées à l'activité de l'entreprise ;
- les primes et indemnités versées en fonction du résultat du salarié ;
- les primes liées à l'exécution du travail (ancienneté ou assiduité, par exemple) ;
- les primes liées à l'organisation du travail (panier, indemnité de repas, de déplacements, etc.) ;
- les primes liées à une servitude de l'emploi (astreinte ou permanence) ;
- les primes de sujétion (salissure, de hauteur, etc.) ;
- les pourboires ;
- les avantages en nature ;
- les indemnités perçues en période d'absence de travail (maternité, accident de travail, etc.).
Les primes d'intéressement, de participation, de gratification couvrant l'ensemble de l'année ne sont pas incluses dans la rémunération totale prise en compte pour le calcul de l'indemnité des congés payés.
Il en va de même pour les primes de sujétion compensant un risque ou un inconvénient qui n'existe pas pendant le congé.
Exemple : la rémunération totale du salarié du 1ᵉʳ juin 2021 au 31 mai 2022 est de 30 222,00 €. Son indemnité totale de congés payés sera donc de 30 222,00 € / 10 = 3 022,20 € pour 30 jours de congés payés acquis sur l’ensemble de l’année de référence.
Son indemnité journalière sera de 3 022,20 € /30 jours acquis = 100,74 € brut par jour de CP.
2ᵉ méthode :
Dans le cas de la seconde méthode, le maintien de salaire, le salarié perçoit le salaire qu'il aurait dû recevoir s'il avait travaillé. Pour le calcul, différentes méthodes existent en prenant en considération, soit le nombre de jours ouvrés ou ouvrables moyens, soit le nombre de jours ouvrés ou ouvrables réels.
Dans le cas de l'utilisation de la méthode de jours ouvrés ou ouvrables réels, on divise le salaire mensuel de référence par le nombre de jours ouvrés ou ouvrables du mois en cours.
On multiplie ensuite le résultat par le nombre de jours ouvrés ou ouvrables de congés pris.
Exemple : le salaire de référence du collaborateur est de 1 800,00 € brut par mois. Il prend 10 jours ouvrés soit 12 jours ouvrables de congés payés au mois de mai. Le mois de mai comprend 21 jours ouvrés ou 25 jours ouvrables.
Calcul de son indemnité selon deux méthodes :
- Méthode des jours ouvrés réels -> 1 800,00 € /21 jours ouvrés du mois x 10 jours ouvrés de congés payés pris = 857,14 €.
- Méthode des jours ouvrables réels -> 1 800,00 € / 25 jours ouvrables du mois x 12 jours de congés payés pris = 864,00 €
D’autres méthodes de calcul sont possibles, par exemple le calcul en jours moyens.
Jours ouvrés moyens -> 5 jours de la semaine (du lundi au vendredi) x 52 semaines / 12 mois = 21,67 jours ouvrés moyens.
Jours ouvrables moyens -> 6 jours par semaine (du lundi au samedi) x 52 semaines / 12 mois = 26 jours ouvrables moyens.
Exemple : le salaire de référence du collaborateur est de 1 800,00 € brut par mois. Il prend 10 jours ouvrés soit 12 jours ouvrables de congés payés au mois de mai.
Calcul de son indemnité selon deux méthodes :
- Méthode des jours ouvrés réels -> 1 800,00 € /21,67 jours ouvrés moyens x 10 jours ouvrés de congés payés pris = 830,64 €.
- Méthode des jours ouvrables réels -> 1 800,00 € / 26 jours ouvrables moyens x 12 jours de congés payés pris = 830,77 €.
L’indemnisation des congés payés ne doit pas être inférieure au salaire perçu par le salarié s'il avait travaillé. Il se peut toutefois que le salarié perçoive plus en congés que s’il avait travaillé.
En effet, avec la règle du dixième, si le salarié a fait des heures supplémentaires, sa base sera plus importante que le salaire habituel et son maintien. Mais, sachez qu’à chaque fin de période de référence, une régularisation des congés payés est possible si la méthode du dixième est plus avantageuse.
Parfois, en fonction du contrat de travail, le salarié n'a pas la possibilité de prendre ses congés payés. Dans ce cas, une indemnité compensatrice lui est versée au moment de son départ. Celle-ci est calculée de la même manière que l'indemnité de congés payés.
Attention : en aucun cas un salarié ne peut renoncer à prendre ses congés payés et demander à en être indemnisé. L'indemnité de congés payés ou l'indemnité compensatrice de congés payés sont soumises à cotisations sociales et sont imposables.
Notez bien : certaines conventions collectives ont des règles de gestion des congés payés bien spécifiques (ex : le bâtiment ou le spectacle). Il est très important de les consulter afin d'être en accord avec leurs dispositions.
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En conclusion, chaque absence justifiée a son mode de fonctionnement qu'il est important de connaître pour éviter les erreurs et les oublis. En effet, le risque pour l'employeur peut être important si un salarié saisit le Conseil prud'homal.
La plupart du temps, les absences justifiées où la Sécurité sociale intervient nécessitent uniquement la réalisation d'une attestation de salaire contrairement à celles gérées intégralement par l'employeur.
Il est évident que l'erreur est humaine et que des régularisations sont envisageables même si le mieux à faire et de l'éviter. Il est ainsi fortement conseillé de consulter régulièrement la convention collective ainsi que toutes les mises à jour et les différentes décisions de la jurisprudence.
En effet, celles-ci peuvent avoir un impact direct sur les décisions prises par l’entreprise comme ce fut le cas récemment avec la décision de la Cour de cassation le 30 mars 2022 sur l'accumulation de RTT durant un arrêt maladie.
Le salarié a réclamé ses jours de RTT malgré son arrêt. La Cour de cassation a refusé sa demande.
Si ici la décision paraît logique, il est important de rester en veille sur les différents jugements de la Cour de cassation.