La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est obligatoire pour toute entreprise ayant au minimum un salarié. C'est un fichier dématérialisé regroupant la majorité des cotisations sociales collectées dont doit s'acquitter l'employeur. Pour réaliser une déclaration dans les règles, il est important de comprendre ce qu’est et comment fonctionne une DSN.
💡Qu'est-ce qu'une déclaration sociale nominative, comment fonctionne-t-elle et comment permet-elle le paiement des cotisations sociales ?
Nous allons voir le fonctionnement d'une déclaration sociale nominative ainsi que les différentes possibilités et règles qui la régissent.
Nous allons voir, également, la manière dont les différents organismes collecteurs perçoivent les paiements de cotisations sociales.
Sommaire de cet article :
La déclaration Sociale Nominative
- le principe ;
- la Déclaration Sociale Nominative mensuelle ;
- la Déclaration Sociale Nominative évènementielle.
Le paiement des cotisations
- les différents organismes collecteurs;
- les dates de versements.
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En mars 2012, la loi de simplification introduit une nouvelle façon de procéder concernant les déclarations sociales des entreprises. Cette simplification consiste à regrouper les déclarations mensuelles de cotisations (DUCS) et la déclaration annuelle des salaires (N4DS) au sein d'une transmission unique et dématérialisée : la déclaration sociale nominative.
PRINCIPE
Le principe de la Déclaration Sociale Nominative est simple. C'est un fichier mensuel entièrement dématérialisé et préparé par le logiciel de paie de l'entreprise.
Ce fichier comporte l'ensemble des données d'identification, de modalités d'emploi et de rémunération des salariés. Il se substitue ainsi aux formalités que doivent accomplir les entreprises.
LES FICHIER DSN
Le fichier de la Déclaration Sociale Nominative est constitué de données récurrentes relatives aux salariés, aux contrats de travail et aux détails des rémunérations dont les informations sont partagées entre les organismes et administrations bénéficiaires.
AVANTAGE SUPPLÉMENTAIRE
La Déclaration Sociale Nominative apporte un avantage supplémentaire puisqu'elle permet de transmettre, en une seule fois et au même moment, l'ensemble des données d'identification et de rémunération des salariés aux organismes sociaux.
Le fait d'envoyer les données des salariés une fois par mois permet d'actualiser sa situation et donc de calculer ses droits de manière plus fiable et rapide (maladie, chômage, retraite, etc.).
Ainsi pour les salariés, la Déclaration Sociale Nominative permet :
- la sécurisation des droits grâce à une identification unique valable auprès de tous les organismes ;
- la simplification des démarches et l'assurance de la portabilité des droits ;
- la confidentialité renforcée des données en circulation, celles-ci étant moins nombreuses.
RISQUES D'ERREURS REDUITS
Les risques d'erreurs et de pertes de droits pour le salarié sont alors considérablement réduits. Néanmoins, si les éléments ne sont pas corrects ou incomplets, l'identification du salarié ne se fera pas, la déclaration sera rejetée et le calcul des droits des salariés retardé.
Pour effectuer la déclaration, l’employeur ou tiers déclarant (ex : comptable) doit déposer sa Déclaration Sociale Nominative sur le point de dépôt net-entreprises.fr.
Il est important de vérifier la validation de la Déclaration Sociale Nominative.
Chaque organisme réceptionnant la partie de la DSN le concernant transmet un message de validation ou de refus le cas échéant. L'entreprise doit réagir en conséquence.
EXEMPLE
Modèle de certificat de conformité trouvé sur Net-entreprises :
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La DSN mensuelle repose sur la transmission des informations issues de la paie au sens large. Toutes les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole de la sécurité sociale et qui emploient des salariés sont dans le périmètre de la DSN.
💡Une DSN correspond à un établissement disposant d'un numéro SIRET propre. En conséquence, une entreprise ayant plusieurs établissements devra réaliser plusieurs DSN.
Certains employeurs sont exclus de la DSN :
- les particuliers employeurs ;
- certaines entreprises situées dans les zones géographiques non concernées par la DSN comme Monaco, certaines collectivités d'outre-mer, certaines entreprises de Mayotte sans SIRET, etc.
Ces employeurs doivent continuer à déposer une déclaration annuelle des données sociales unifiées (DADS-U). Les particuliers employeurs peuvent utiliser le CESU.
Entreprises de moins de 50 salariés
Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la DSN doit être envoyée avant le 15 du mois suivant la paie concernée.
Entreprises de plus de 50 salariés
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, la DSN doit être envoyée avant le 5 du mois suivant la paie concernée.
Exception
Il existe une exception pour les entreprises de plus de 50 salariés et ayant un décalage sur le versement du salaire. Dans leur cas, ils doivent envoyer la DSN avant le 15 du mois.
⏱ Une déclaration tardive peut engendrer des pénalités.
Au cas où l'entreprise ne produit pas sa DSN mensuelle dans les délais impartis, elle s'expose à une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois de retard. Ce montant est plafonné à 150 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par entreprise et par an si le défaut de production est inférieur ou égal à 5 jours.
Au cas où l'entreprise se soustrait à l'obligation déclarative de la DSN, elle encourt une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié.
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À ce premier flux mensuel déclaratif s'ajoute un nouveau :
La DSN signalement d'évènements. Cela consiste à signaler en une seule et même déclaration tout évènement survenant pendant la vie professionnelle du salarié.
Intérêt et fonctionnement de la Déclaration Sociale Nominative évènementielle :
INTÉRÊT
Afin de déclencher le calcul des allocations de chômage ou des prestations en espèces de l'assurance maladie, en cas de rupture du contrat de travail ou congé maladie, la Déclaration Sociale Nominative événementielle permet de ne pas attendre la fin du mois. L'assiette des droits étant disponibles sur la base des Déclarations Sociale Nominative précédentes. De cette façon, le caractère pénalisant de la périodicité mensuelle de la DSN est évité sans toutefois la remettre en cause.
FONCTIONNEMENT
Le fonctionnement est le même que pour la DSN mensuelle. Les informations sont regroupées et déposées en un seul et même point de dépôt. Les organismes destinataires récupèrent ces données ainsi que les informations transmises dans les précédentes DSN mensuelles. Que ce soit une embauche ou un départ, un arrêt de travail pour maladie, pour maternité, paternité ou accident de travail, ou que ce soit pour une reprise de travail anticipée, cette déclaration doit être faite indépendamment de la DSN mensuelle. Le signalement d'évènement doit être adressé dans les 5 jours à compter du moment où l'employeur en a eu connaissance. Lorsque l’employeur pratique la subrogation de salaire, la DSN événementielle peut être transmise en même temps que la DSN mensuelle.
La DSN "signalement d'évènement" permet donc un traitement plus court des données du salarié, un calcul de ses droits à prestation plus efficient, ainsi qu’un versement de ces prestations plus rapide.
EXEMPLE
Si un salarié est en arrêt maladie du 11 au 15 avril 2022, la DSN événementielle devra être réalisée durant sa semaine d’arrêt.
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Le montant de la réduction est calculé pour chaque salarié. Il peut être cumulé avec d'autres mesures d'exonération dans la limite du montant des cotisations patronales de la Sécurité sociale dues pour l'emploi du salarié.
Lorsque l'on réalise une DSN, différents organismes sont destinataires et collectent les informations relatives aux charges sociales et fiscales déclarées.
Le plus connu est l’URSSAF, qui collecte les charges des cotisations suivantes :
- l'assurance maladie, maternité, invalidité, décès ;
- l'assurance vieillesse ;
- les allocations familiales ;
- l'accident de travail ;
- l'assurance chômage ;
- l'association de la garantie des salaires (AGS) ;
- le fonds national d'aide au logement (Fnal) ;
- la contribution de solidarité autonomie ;
- le forfait social ;
- le versement mobilité pour les entreprises concernées ;
- la contribution sociale généralisée (CSG) ;
- la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS).
Et depuis le 1er janvier 2022 :
- la taxe d'apprentissage pour les entreprises concernées ;
- la participation à la formation professionnelle continue pour les entreprises concernées.
Ensuite viennent l'Agirc et l'Arco qui collectent les charges des cotisations suivantes :
- la retraite de la tranche 1 des cadres et des non-cadres ;
- la retraite de la tranche 2 des cadres et des non-cadres ;
- la contribution d'équilibre générale sur la tranche 1 et 2 des cadres et des non-cadres ;
- la contribution d'équilibre technique sur la tranche 1 + 2 des salariés dépassant le plafond de la Sécurité sociale ;
- l'association pour l'emploi des cadres sur les tranches A et B, uniquement pour les cadres.
Le centre des impôts dont l'entreprise dépend et qui collecte les charges de cotisations suivantes :
- la taxe des salaires pour les entreprises concernées ;
- la participation à l'effort de construction est reversée aux impôts ou à l'organisme comité interprofessionnel du logement dont l'entreprise dépend ;
- le PAS (prélèvement à la source).
Les organismes de prévoyance et/ou mutuelle appellent leurs propres cotisations.
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La date de versement des cotisations URSSAF dépend de deux facteurs :
- l'effectif de l'entreprise au 31 décembre de l'année précédente ;
- la date de versement des salaires.
Ces règles provoquant le versement des cotisations Urssaf sont les mêmes que pour la déclaration sociale nominative.
En ce qui concerne les déclarations à la caisse de retraite Agirc Arrco, l'appel est mensuel et suit les mêmes règles que l’Urssaf.
L'appel des cotisations de mutuelle et de prévoyance reste pour l'instant trimestriel. Cependant, certaines prévoyances, prévues par les conventions collectives ou accord et figurant au bulletin de salaire, sont déclarées par le biais de la DSN mensuelle. Leurs paiements se réalisent alors mensuellement.
Les versements s’effectuent généralement au :
15 → URSSAF et impôts (PAS) ;
25 → AGIRC-ARRCO et prévoyance.
EXEMPLE
La PRO-BTP (prévoyance du bâtiment) figure au bulletin de paie des salariés et chaque mois, la DSN permet le paiement des cotisations prévoyance.
💡 Les différentes taxes prélevées par le centre des impôts dont dépend l'entreprise sont payées une fois par an et le PAS est prélevé mensuellement ou trimestriellement suivant les entreprises.
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La déclaration sociale nominative est un fichier dématérialisé regroupant l'ensemble des données salariales de l'entreprise : identification des salariés, rémunération et ensemble des cotisations prélevées sur les salaires.
Après un paramétrage minutieux du logiciel de paie, celui-ci formalise la DSN voulue. Après vérification et validation des données par l'entreprise, elle est communiquée aux différents organismes collecteurs par ce que l'on appelle le flux.
C'est de cette manière que les cotisations sont prélevées sur le compte de l'employeur, et que les organismes actualisent les données relatives aux salariés et aux salaires versés.
