20/4/2023
Le recrutement à l’heure du numérique
L'actualité
Par
ABL Formation
L’encadrement juridique du recrutement repose sur 3 principes : non-discrimination, transparence et pertinence.
Ces règles sont applicables à toutes les étapes de la procédure de recrutement, entretien compris.
C’est la raison pour laquelle il est interdit de demander au candidat des informations ne se rapportant pas directement à sa qualification ou à son aptitude à tenir le poste proposé.
Sont donc exclues les questions portant sur :
- les coordonnées personnelles (résidence, domiciliation bancaire), à moins pour le domicile que le poste n’implique des astreintes ou des interventions d’urgence ;
- la situation de famille actuelle (célibat ou statut marital) et future (désir d’enfants) ;
- un éventuel état de grossesse pour les candidates ;
- le genre ;
- les liens de familles ou les relations privées ;
- l’aspect physique (hors poste de mannequinat ou emploi très spécifique).
L’entrée dans l’ère du numérique et dans celle du smartphone a révolutionné le monde du recrutement. Pour autant, cette évolution ne s’accompagne pas toujours de la connaissance des exigences juridiques qui y sont liées. Or les choses ont fortement évolué depuis le règlement général sur la protection des données (RGPD) du 27 avril 2016.
Depuis le 25 mai 2018 – date d’entrée en vigueur du règlement - de nombreuses obligations s’imposent au recruteur ou au service RH chargé de cette mission.
On rappellera :
- la nécessité d'informer le CSE sur les méthodes de recrutement ou leur modification ;
- la nécessité d’informer préalablement le candidat de la passation de tests, et de son droit d’accepter ou refuser la passation et des conséquences en résultant ;
- la nécessité de prévenir le candidat de l’utilisation éventuelle d’un algorithme ;
- la nécessité de faire connaître les finalités de la conservation des données liées au recrutement, qui doivent, de plus, être légitimes et explicites ;
- la nécessité d’informer le candidat sur les éléments conservés (archivés), leur usage, leurs destinataires, leur durée de conservation (par ailleurs limitée) et leur droit de demander une rectification des données personnelles ;
- la nécessité de délimiter strictement les personnes ayant accès aux données conservées ;
- la nécessité d’informer le candidat de l’identité du DPO et de la personne en charge du recrutement dans l’entreprise ;
- la nécessité d’aviser le candidat de son doit de saisir la CNIL.
S’ajoute à ses obligations le droit d’accès du candidat à ses données personnelles, consacré depuis la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et largement remanié au fil du temps.
S’y ajoute aussi l’obligation de documenter les éléments de la procédure de recrutement dans un registre dit « des activités de traitement » en vue d’établir si nécessaire son respect du règlement RGDP.
Ces obligations ne doivent pas être négligées.
Dans une visée pédagogique, la CNIL a édité en début d’année un guide de recrutement intitulé "Les fondamentaux en matière de protection des données personnelles et questions-réponses". Il ne peut qu’être recommandé aux recruteurs de l’adopter comme livre de chevet, car la pédagogie n’a qu’un temps et l’ère des sanctions a débuté.
Jusqu’ici, les entreprises sanctionnées sont majoritairement de très grandes entreprises, ayant donc largement les moyens de faire face aux nouvelles obligations :
EDF : amende de 600.000 € en 2022
DISCORD INC : amende de 800.000 toujours en 2022
TIKTOK : 5 millions d’euros en 2023 !
Mais il ne faut pas se méprendre : le nombre des mises en demeure augmentent et les entreprises de taille inférieure finiront par être concernées.
Par Ella R
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